Arkivering & Organisering

Arkivering - Få styr på arkivet eller skrivebordet

Her på siden finder du vores udvalg af produkter til arkivering, som kan hjælpe dig til at få styr på arkivet eller blot på skrivebordet.

Arkivering er måske ikke lige det du forbinder med nogle af de mest spændende opgaver, men det kan på den anden side være helt uoverskueligt at gå i gang med arbejdet ved skrivebordet, hvis det flyder med løse papirer, clips, kuglepenne og blyanter.

Derfor kan det være en rigtig god idé at holde orden på skrivebordet, organisere dine redskaber, så du ikke skal bruge tid på at finde en blyant eller en lineal, og samtidig gøre det lettere at gøre rent på bordet.

Der findes rigtig mange muligheder som kan gøre det nemmere at organisere og arkivere på kontoret, og skrivebordet, eksempelvis:

• Ringbind
• Brevordnere
• Arkivkasser
• Mapper
• Holdere til skriveredskaber
• Faneblade
• Hulmaskiner

Arkivering er ikke kun noget der sker i støvede kældre og i gamle arkivskabe, det har de fleste nok for længst lagt fra sig og bruger nu computere.

Men er du en af dem, der stadig tager notater på en blok med en blyant, tegner på papir i stedet for computere, så er du bestemt ikke den eneste.

Skrivebordet kan derfor stadig komme til at rode, ligesom skuffer og skabe på et kontor, fordi tingene går stærkt og derfor ikke altid finder den helt rigtige plads efter arbejdet er færdigt.

Herunder finder du nogle bud på hvilke redskaber, der kan hjælpe dig med at holde styr på kontoret og gør det let og overskueligt at finde de ting du skal bruge, når du vil organisere dit skrivebord eller kontor.

7 ting der kan være med til at gøre arkivering mere overskuelig

Der findes rigtig mange forskellige produkter på markedet, som kan hjælpe dig med at få organiseret dit kontor, så arkiveringen bliver let at gå til, og samtidig gør det hurtigt at finde de ting frem, som du har brug for.

Herunder finder du vores bud på 7 rigtig gode løsninger, som kan hjælpe dig i forbindelse med arkivering eller organisering af dit kontor og skrivebord.

#1 - Arkivering med ringbind og faneblade

Selvom de fleste mennesker efterhånden bruger computere til langt de fleste opgaver på kontoret, så er der stadig nogle ting, som er nødvendige at have på papir, og samtidig er det ofte lettere eller mere bekvemt at tage notater på en blok eller et stykke papir.

Disse papirer, notater og tegninger, kan hurtigt komme til at rode og gøre skrivebordet uoverskueligt, og derfor kan du med fordel sortere disse i ringbind med faneblade.

Ringbind gør det let at finde frem til det papir eller dokument du leder efter, og det er samtidig let at tage papiret ud af ringbindet.

Med faneblade kan du organisere dit ringbind, således at dokumenter kan inddeles i emner eller alfabetisk, og gøre det endnu lettere at finde frem til de dokumenter du lige står og mangler.

#2 - Brevordnere og arkivkasser

Brevordnere er et ord der før i tiden også beskrev et ringbind, og det er i det store hele også det samme, med en enkelt undtagelse.

Ringbindet adskiller sig fra brevordneren ved at lukke mekanismen er forskellig på de to mapper.

Brevordneren er særlig velegnet til at bruge, når du ofte har brug for at tage dokumenter ud og sætte i mappen, på grund af brevordnerens lukkemekanisme.

Lukkemekanismen i en brevordner er lidt mere avanceret end den i et ringbind, da lukkemekanismen i brevordneren ofte har et metalhåndtag som løftes eller sænkes alt efter om du vil åbne eller lukke ringene.

Brevordneren har ofte kun 2 ringe, men kan indeholde flere dokumenter end et ringbind, som ofte har 4 ringe og hvor ringene blot trækkes fra hinanden, når du skal have et dokument ud af mappen.

Arkivkasserne gør det muligt at opbevare lidt større ting, og disse er ikke særlig velegnet til dokumenter.

Mange bruger arkivkasser til at arkivere flere mapper ad gangen, større ting eller til helt almindelig hverdags opbevaring.

Arkivkasser fås i mange forskellige udformninger og er oftest fremstillet i pap og skal samles når du modtager dem.

Kasserne kan hjælpe til at skabe et godt overblik både på reolen og på loftet eller i et pulterkammer.

#3 - Skrivebords organisering

Et skrivebord er ofte en arbejdsplads, hvor der bruges mange forskellige værktøjer og udføres forskellige opgaver.

Derfor kan der ofte opstå et uorganiseret rod eller i bedste fald ophobe sig nogle bunker af papirer i hjørnerne, indtil du måske ikke kan finde tastaturet længere og må bide i det sure æble og få ryddet op.

Der findes dog rigtig mange muligheder for at få organiseret dit kontor og skrivebord, så risikoen for rod mindskes, og at det bliver lidt lettere at arkivere de forskellige ting, når den tid kommer.

Holdere til dine skriveredskaber er et godt sted at starte, da det gør at du altid vil kunne finde en blyant, kuglepen eller lignende, når du skal bruge det, i stedet for at skulle løfte alle papirer for at finde din eneste blyant.

Det kræver selvfølgelig at du får sat redskaberne i holderen, når du er færdig med at bruge dem, men det er lidt lettere at få gjort, når de har deres faste plads.

En anden mulighed kunne være en såkaldt brevbakke, som kan bruges til at sortere dokumenter og breve i, og dermed allerede på det tidspunkt få papirerne sorteret i samme inddeling som dine ringbind eller brevordnere er organiseret i.

Dette kan gøre det let og hurtigt at få arkiveret dine papirer, notater og tegninger, i ringbind og brevordnere, når du er færdig med et projekt.

#4 - Kontortilbehør

Der findes mange forskellige modeller og typer af kontortilbehør, som gør arkiveringen lettere og hurtigere.

Hullemaskiner, clips, indekseringsblade og mærkater, er alle eksempler på kontortilbehør, som hjælper dig til at få dine arkiver gjort let tilgængelige og brugbare.

Bruger du eksempelvis ringbind eller brevordnere til arkivering af dine dokumenter, kan det være svært at undvære en hullemaskine, som kan lave huller i dine papirer med præcis den afstand, der passer til ringene i dit ringbind.

Hullemaskiner og klipsemaskine fylder dog gerne lidt og kan med fordel gemmes væk i en arkivkasse, en skuffe eller et skab, så det er let at tage disse frem ved behov.

Ofte kan det være svært at finde hovede og hale i dokumenter der består af flere sider og ofte kan der snige sig papirer ind imellem, som ikke tilhører dokumentet, og her er clips en særlig god mulighed for at holde papirer sammen, som tilhører samme dokument.

Mange bruger også effektivt charteks til at holde styr på løse dokumenter, så de ikke kommer til at ligge ud over hele skrivebordet eller ligger løst inde i skabet.

#5 - Lamineringsmaskine til arkivering

Har du vigtige dokumenter eller opslag, som skal beskyttes mod fugt eller hvor levetiden på farve skal forlænges, kan du med fordel laminere dokumenterne.

Ved laminering forsegles dokumentet i et gennemsigtigt lag af plastik og på den måde beskyttes det imod skader, fugt og snavs, levetiden på farverne forlænges, så du kan finde dokumentet frem når du skal bruge det og stadig have klare farver og tekst.

Lamineringsmaskinen bruges sammen med såkaldte lamineringslommer, hvor dokumentet lægges i og køres igennem maskinen.

Maskinen varmer plastiklommen og smelter den sammen med papiret.

Laminering er især en fordel, hvis du har vigtige dokumenter, som du gerne vil beskytte under opbevaring i længere tid eller hvis du skal have organiseret dit lager eller arkiv med skilte.

#6 - Charteks til arkivering og kontor

Chartekker er en anden måde at sortere, organiser og arkivere på, og disse kan fås i både plastik eller i kraftigt papir.

De er lette at placere dokumenter i og kan både få med åben side eller som en lomme, der kun er åben i toppen.

På denne måde kan du samle flere dokumenter i et chartek og bruge disse til at sortere dine dokumenter.

Løse papirer på et skrivebord, kan hurtigt komme til at rode og gøre det svært at finde det dokument du leder efter, og samtidig kan de let flyve ned på gulvet, men med et chartek, til at opbevare dine papirer i, kan du holde styr på de løse papirer,

#7 - Sticky Notes til skrivebordet

Sticky notes eller små lapper papir med klæbemiddel på bagsiden, er næsten uundværlige på ethvert kontor.

Med sticky notes er det let at skrive en hurtig besked ned, og hænge papiret synligt, hvilket er praktisk til telefonbeskeder eller andre notater, som skal placeres så de er lette at finde.

På mange kontorer vil du på computerskærmene finde sticky notes, med alle former for informationer, som kan bruges under arbejdet, og som huskesedler.