Arkivkasser
Arkivkasser er geniale til at opbevare følsomme papirdokumenter, fotos og meget mere på både dit kontor, et offentlig arkiv eller endda i pengeskabe osv.
Sammenfoldelig
Plads til 30 CD
Arkivkasser - Opbevar dine værdigenstande og dokumenter sikkert
Siden introduktionen i 1975 er A4-papirstørrelsen blevet standarden for virksomheder og hjemmebrugere verden over; alt fra regninger og fakturaer til faxer og breve udskrives på denne mest alsidige papirstørrelse.
Utroligt nok har ikke engang den udbredte anvendelse af elektronisk post gjort et markant indhug i mængden af papir, der bruges i virksomheder.
Hvad gør du så med alle disse papirdokumenter?
Alt, hvad der kan bortskaffes, bør naturligvis gøres med hensyn til følsomme oplysninger og genbrug i tankerne, men love og regler for journalføring dikterer, at meget af det daglige papirarbejde, der bruges i en virksomhed eller organisation, skal opbevares i mindst 5 år.
Arkivkasser (også kendt som arkivbokse, dokumentbokse, kontorboksfiler eller bankbokse) giver den perfekte løsning til arkivering af dokumenter; den lave købspris på pap-arkivkasser betyder, at denne type opbevaringsløsning typisk er velegnet til alle virksomheder, uanset hvad størrelse.
6 ting du skal overveje når du kigger på arkivkasser
Det er ikke kun papirdokumenter, der kan opbevares, men derimod også værdifulde genstande såsom tekstiler, bøger, aviser og fotografier.
Virksomheder og enkeltpersoner beslutter sig eksempelvis for at arkivere aviser og magasiner af en række årsager.
Det kunne være for at føre en fortegnelse over pressedækning for en virksomhed eller en fortegnelse over familie-præstationer, fødsler, dødsfald og ægteskaber for enkeltpersoner.
Det er vigtigt, at aviser og magasiner opbevares i syrefrie arkivkasser, eller til udklip, syrefrie kuverter. Ofte opbevares aviser og blade i en polyethylenpose, inden de arkiveres.
Mange individer vælger at arkivere fotografier, der optager værdifuld plads i hjemmet. Men fotos, der ikke opbevares korrekt, kan nemt blive beskadiget.
Når du arkiverer fotografier, bør du vælge en robust arkivkasse, som kan lukkes helt, og hvori dokumenterne kan lægges fladt uden at blive foldet eller skruet sammen. Som med aviser skal de arkivkasser, du vælger, være syrefrie.
#1 - Størrelsen på arkivkassen
Selvom A4 er standardstørrelsen på de fleste dokumenter, kan arkivkasser fås i størrelser fra helt små kasser der passer til A5 dokumenter til store arkivkasser der kan indeholde A3 og A2 papir.
A3 Arkivkasse
Dokumentstørrelse: Omkring 297 mm x 420 mm
Arkivkassestørrelse ca.: 331 mm x 108 mm x 442 mm
Store arkivkasser er ofte nødvendige til dokumenter som tegninger, diagrammer, aviser, markedsføringsmateriale eller endda røntgenbilleder.
A3-arkivkasser har en tendens til at være lavere end A4-kasser, så de indeholder færre ark.
A4 Arkivkasse
Dokumentstørrelse: 210 mm x 297 mm
Arkivkassestørrelse ca.: 380 mm x 321 mm x 290 mm
A4 arkivæsker kan typisk rumme fem ringbind.
Da typiske ringbinds-filer rummer omkring 500 A4-dokumenter, kan typisk kun én arkivkasse rumme 2.500 sider.
A5 Arkivkasse
Dokumentstørrelse: 148,5 mm x 210 mm
Arkivkassestørrelse ca.: 256 mm x 180 mm x 76 mm
A5-dokumenter kan nemt passe i A4-mapper og arkivkasser, men du kan dog eventuelt arkivere mindre dokumenter, såsom fotografier, separat i A5-kasser.
#2 - Arkivkassens mange features
Arkivkasser har en række forskellige specifikationer og features, herunder kan du se et par eksempler.
Heavy duty
Arkivkasser bruges til at opbevare dokumenter i mange år, nogle gange årtier, så det er afgørende, at de er lavet af stærkt, kraftigt og holdbart materiale, hyppigst pap.
En robust heavy-duty pap-arkivkasse bør have følgende funktioner:
Dobbeltlagsvægge
Denne type arkivkasse har typisk to lag riller (bølgepap mellem de to glatte ydre paplag).
Disse to lag hjælper typisk med at beskytte pappet mod skader fra stød, og en kraftig arkivboks bør som minimum have et dobbelt lag riflet pap på greb enderne og bunden.
Fastgøres med hæfteklammer eller sting
Lim bruges normalt som klæbemiddel til papkasser og vil ofte være stærkt nok til kasser, der bruges til at arkivere dokumenter.
Men hvis du arkiverer noget tungt eller leder efter kasser med stor styrke, bør du vælge arkivkasser med sømme, der er blevet syet eller hæftet.
#3 - Arkivkasse med lås
Hvis du vælger at opbevare dine dokumenter hos et specialiseret arkiveringsfirma, behøver du ofte ikke at bekymre dig om aflåselige opbevaringsbokse, da disse faciliteter typisk er yderst sikre, og samtidigt sikrer at kun autoriseret personale kan få adgang til dokumenter.
Afhængigt af hvor mange dokumenter du ønsker at arkivere, kan det faktisk ofte være mere omkostningseffektivt at bruge en arkiveringstjeneste end at investere i flere aflåselige arkivkasser.
Låsbare arkivkasser koster oftest ikke voldsomt meget, men de har ofte låse, der nemt kan slås op; hvis du derfor ønsker at arkivere et stort antal dokumenter sikkert, ville det ofte kunne være en bedre mulighed at bruge en arkivstyringstjeneste.
Som et alternativ til aflåselige arkivkasser, kan du også overveje metalkasser med lås, såsom pengekasser eller lignende.
#4 - Vandtætte arkivkasser
Vandtætte plastbokse er en god idé til opbevaring af vigtige personlige dokumenter, men det kan blive meget dyrt, når du arkiverer dokumenter i stort antal.
Arkivering af dokumenter på lokaler, der er blevet vurderet for deres oversvømmelses- og brandrisiko, er, for mange, et sikrere og billigere valg end at beskytte dokumenter mod vandskader i individuelle vandtætte kasser.
Så har du dog heller ikke kasserne ved hånden, og det kan derfor være sværere at få fat i dine dokumenter, samtidigt med at du heller ikke kan have lige så stor overblik.
#5 - Syrefri arkivkasser
Papir og pap indeholder syrer, der over tid kan misfarve dokumenter og andre materialer (såsom fotografier eller tekstiler) og gøre dem skøre og skrøbelige.
Arkivbokse, der er syrefrie eller syreneutrale, hjælper med at beskytte dokumenter mod beskadigelse.
Det er vigtigt at du altid dobbelttjekker de individuelle arkivkasser, om de passer til de typer dokumenter du vil opbevare.
#6 - Fordele og ulemper ved de forskellige typer arkivkasser
Der findes flere forskellige varianter af arkivkasser, og det kan være svært at vælge hvad der vil være bedst for dig.
Derfor kan du herunder finde en kort liste over både fordele og ulemper ved de forskellige varianter, så du hurtigt og nemt kan skabe et overblik over hvad der vil passe bedst til dig.
Arkivkasser af plastik
Fordele | Ulemper |
Kan stables | Dyrere end andre varianter |
Forstærkede hjørner | Fylder meget når de ikke bruges |
Kan låses | Ikke nedbrydelige |
Vandtætte | Ikke miljøvenlige |
Meget holdbare og nemme at genbruge | |
Gennemsigtige så du kan se hvad der er indeni | |
Nemme at gøre rent |
Arkivkasser af pap
Fordele | Ulemper |
Kan stables | Ikke vandtætte |
Holdbare | Kan ikke låses |
Billige | |
Nemme at samle og pakke ned | |
Designet specifikt til at arkivere papirdokumenter | |
Nemme at forsegle til ekstra sikkerhed | |
Lavet af miljøvenligt materiale |
Dokumentmapper
Dokumentmapper (såsom plast-lommer eller opbevaringsmapper) er ideelle til at give et ekstra lag af beskyttelse til de dokumenter der bliver arkiveret i arkivkasserne.
Det er dog vigtigt at have in mente at de hovedsageligt er skabt til at beskytte plast- eller pap mapper.
Fordele | Ulemper |
Billige | Ikke holdbare |
Tilgængelig i både plastik og papir | Kan ikke stables |
Miljøvenlige (papir) | Passer bedst til mindre dokumenter |
Vandtætte (Plastik) |
Kan varmt anbefale firmaet og vareren jeg har købt
Bestilte om aftenen og varen var allerede til afhentning dagen efter
Mvh Gitte
23-03-2024